Le gli eventi fieristici si susseguono stagione per stagione, ci sono quelli per il B2C dove si incontrano domanda e offerta diretta al dettaglio e quelle B2B dove le aziende partecipano per trovare nuovi clienti, creare relazioni e sviluppare partnership che siano in grado di far evolvere il proprio business.
Soprattutto in questo secondo caso, le aziende investono moltissimo denaro per poter avere una presenza efficace in grado di raggiungere obiettivi economici specifici a medio e lungo termine.
Per raggiungere questi risultati è bene progettare e implementare una corretta strategia di marketing fieristico che sia in grado di sviluppare un percorso guidato che si sviluppi efficacemente prima, durante e dopo l’evento.
È necessario ragionare singolarmente sulle strategie da mettere in atto in ogni singola fase, tutte insieme formeranno il piano strategico operativo che deve portare al successo della presenza in fiera e ad un ritorno sull’investimento positivo.
Vediamo nel dettaglio cosa è necessario fare in ognuna di queste 3 fasi per fare marketing fieristico con successo.
Fase 1: Il Prima
Quando un’azienda decide di partecipare a un evento fieristico, deve iniziare almeno 6 mesi prima a creare il progetto strategico operativo da mettere in campo, in questa fase è il momento di stabilire i budget generali e suddividerli per le diverse attività che dovranno essere svolte.
Prima che tutto abbia inizio è di fondamentale importanza definire gli obiettivi che si vogliono raggiungere, renderli reali e misurabili, usare i numeri in questa fase è importantissimo.
Definiti gli obiettivi è da stabilire chi li dovrà raggiungere e come potrà farlo, quali metodi dovrà mettere in gioco per rispettarli.
È questo il momento di scegliere lo staff da portare in fiera e che sarà presente allo stand durante tutto l’evento, ma allo stesso tempo è qui che serve creare i messaggi e di conseguenza sviluppare tutti i materiale che dovranno essere usati nel momento in cui verrà messo piede all’interno dello spazio espositivo aziendale.
Scegliere le persone e le comunicazioni giuste è la base per avere successo, ma altrettanto importante è dare allo staff le linee guida su come svolgere il proprio lavoro durante l’evento, cosa devono fare, come devono comportarsi, come approcciarsi ai visitatori, come raccogliere i dati e come gestirli.
Scelto lo staff, stabiliti i messaggi da comunicare, i prodotti o servizi da mostrare, si deve scegliere il progetto dell’allestimento fieristico, qui è bene farsi fare diversi preventivi dando più indicazioni possibili agli allestitori professionali che sono presenti sul mercato alcuni, come Form Group di Brescia (www.formgroup.it), vi faranno progetti gratuiti altri potrebbero farveli pagare, mettete a budget anche questa poteniale spesa.
Quando si è trovato il progetto migliore per le proprie esigenze è il momento di iniziare pensare a tutta l’organizzazione del viaggio da e per l’evento, scegliere l’hotel, i mezzi di trasporto.
La prima fase è praticamente terminata e solitamente è molto molto vicina all’inizio dell’evento.
Fase 2: Il Durante
Nella prima fase l’azienda ha definito tutte le regole, i comportamenti, le strategie, i mezzi, i modi e gli strumenti da usare, ora è il momento di trasformare tutto dalla teoria alla pratica, una volta che si aprono le porte e i padiglioni vengono invasi dal pubblico, tutto ciò che è stato messo su carta deve essere concretizzato.
È in questo momento che si capisce se si sono fatte le cose per bene, ma è anche il momento in cui si può intervenire “live” per migliorare o correggere il tiro.
Qui sta allo staff valutare se ciò che si sta facendo sta dando risultati o no, misurare periodicamente gli obiettivi nell’arco delle giornate è importante per valutare se serve calibrare le azioni o moodificare atteggiamenti e messaggi, ove possibile.
Il durante è la fase in cui ci si mette la faccia, tutti gli sforzi di progettazione vengono resi pubblici e devono rendere per quanto sperato.
Lo staff deve lavorare per evidenziare le proposte e le comunicazioni del brand, deve lavorare per raccogliere il numero di lead necessario, l’attività all’interno dello stand deve sempre essere al 100%, per questo il durante lo si può definire la partita dopo tanto allenamento fatto nel prima, emergono solo i campioni o chi è stato in grado di realizzare un piano a prova di bomba.
Se l’evento si è sviluppato senza intoppi molto probabilmente le strategie di marketing fieristico sono state concretizzate come si deve, in tal caso la 3 fase è pronta per dare il colpo finale a tutta la strategia.
Fase 3: Il Dopo
Finito l’evento, smontato lo stand, tornati in azienda, il lavoro non è ancora finito, anche se si è stanchi e si sente il bisogno di riposare.
È in questo momento che inizia la fase più delicata ovvero trasformare tutto il lavoro fatto in economia per l’azienda.
Nella prima fase del progetto di marketing fieristico è bene aver previsto anche la fase di Follow Up ovvero di ricontatto dei lead generati durante l’evento, questo prevede che ogni contatto registrato sia contattato direttamente con una mail, un messaggio, una chiamata, una visita, per riprendere il filo del discorso interotto in fiera, per riportarlo sui binari necessari per sviluppare il business aziendale.
In questa fase non deve mai passare troppo tempo tra la fine dell’evento e l’inizio dei ricontatti, in alcuni casi, dove le aziende sono molto più strutturate, questa fase può iniziare anche in parallelo al “Durante”, passando i dati dei lead raccolti in tempo reale al reparto aziendale che li deve gestire.
È questa la fase dove si concretizzano i contratti e si misurano i risultati e gli obiettivi raggiunti, è qui che si calcola l’effettivo ROI ovvero il ritorno sull’investimento fatto.
Conclusioni
Fare marketing fieristico vuol dire avere una strategia specifica, dettagliata e precisa che si sviluppa all’interno delle 3 fasi del prima, durante e dopo, è importante non tralasciare nessun dettaglio per massimizzare i risultati e raggiungere concretamente tutti gli obiettivi che si sono stabiliti.